Neue Regeln für die Bürokommunikation
E-Mails, Telefonanrufe, Instant Messages - was eigentlich bei der täglichen Arbeit helfen sollte, kann auch schnell zum Informationsüberfluss führen. Microsoft, IBM, Intel, Google und andere sagen diesem nun gemeinsam den Kampf an.
Am 3. Juni gründeten die IT-Firmen zusammen mit Forschern u. a. von den Universitäten Stanford, Haifa und Kalifornien sowie weiteren Betroffenen wie Morgan Stanley dazu die gemeinnützige Information Overload Research Group [IORG].
Diese hat sich laut eigenen Angaben zum Ziel gesetzt, die "größte Herausforderung für Produktivität" zu untersuchen und praktikable Lösungsansätze auszuarbeiten, wie der täglichen Informationsflut begegnet und sie möglicherweise auch reduziert werden kann.
Das erste Treffen fand bereits im Jänner 2007 in Redmond, der Heimat von Microsoft, statt, nach eineinhalb Jahren wurde nun die IORG gegründet. Die erste Konferenz der Vereinigung wurde für den 15. Juli in New York angesetzt.
Als erste Tipps empfiehlt die IORG unter anderem, die Benachrichtigung für neue E-Mails abzustellen und die Empfänger auf die unbedingt notwendigen zu limitieren. Auch sollten die Betreffs und der Inhalt der E-Mails selbst klar und fokussiert sein.
Durchschnittlich 50 E-Mails pro Tag
Laut einem Bericht der "New York Times" ["NYT"] leiden auch die großen IT-Firmen wie Intel beziehungsweise deren Mitarbeiter unter der selbst geschaffenen Informationsflut: In einer internen Studie fand der Chiphersteller heraus, dass Mitarbeiter, die dazu angehalten wurden, die digitalen Störungen zu limitieren, deutlich produktiver und kreativer waren.
Ein typischer Computerarbeiter wendet sich pro Tag mehr als 50-mal seinem E-Mail-Programm zu und nutzt zudem 77-mal Kurznachrichten, fand RescueTime, eine auf die Erforschung des Gebrauchs von Computern spezialisierte Firma und Mitglied von IORG, bei der Untersuchung von rund 40.000 Personen heraus. Zusätzlich surft ein Angestellter laut RescueTime auch 40 Websites pro Tag an.
650 Milliarden US-Dollar pro Jahr
Die Beratungsfirma Basex, ebenfalls Mitglied von IORG, beziffert den durch derartige Ablenkungen entstandenen Produktivitätsverlust für die USA mit 650 Milliarden US-Dollar pro Jahr.
Laut "NYT" haben sich im Silicon Valley bereits eigene Bezeichnungen für die Problematik etabliert: "E-Mail Bankruptcy" bezeichnet etwa den Umstand, dass sich so viele E-Mails im Posteingang befinden, dass der einzige Weg aus der Misere ist, alle E-Mails zu löschen und frisch von vorne zu beginnen.
Die Autorin Linda Stone hat den Begriff "E-Mail-Apnoe" geprägt: Angesichts des Umfangs der neuen Nachrichten in ihrer Inbox halten viele Leute unbewusst zuerst einmal ihren Atem an.
Das Problem liegt laut Forschern allerdings nicht nur im Umfang, sondern auch im passenden Umgang mit den bereitgestellten Informationen, indem etwa Rund-Mails an alle Adressaten beantwortet werden statt nur an ausgewählte Personen, die es auch wirklich angeht.
Mitarbeiter wünschen sich mehr Ruhe
Intel führte vergangenes Jahr zwei Experimente im Kampf gegen die Informationsflut durch, darunter den "Freitag ohne E-Mails" ["Zero E-mail Fridays"]. Durch den Verzicht auf elektronische Post sollte auch die hausinterne Kommunikation verbessert werden.
Nach Angaben von Intel hielten sich zwar nur 30 Prozent der Teilnehmer an die Vorgaben, am Freitag keine E-Mails zu schicken, empfahlen sie aber dennoch, mit leichten Änderungen, für eine umfassendere Nutzung innerhalb Intels.
Bei dem anderen Experiment wurden die Intel-Mitarbeiter dazu angehalten, jeden Dienstagvormittag vier Stunden lang sowohl den digitalen wie auch den persönlichen Kontakt zu limitieren.
Während nach ein paar Wochen einige Mitarbeiter das System als zu restriktiv ablehnten und wieder E-Mails verschickten, diesmal allerdings mit mehr Aufmerksamkeit für die eigenen Gewohnheiten, blieben andere bei den strikten Vorgaben, so Intel zur "NYT". In einer Umfrage sprachen sich aber schließlich drei Viertel der Teilnehmer dafür aus, dass dieses Vorgehen auf den gesamten Konzern ausgeweitet werden sollte.
(futurezone | New York Times)