E-Mail-Praxis stresst Angestellte
Die wachsende Zahl von E-Mails und der Einsatz digitaler Kommunikation bereitet vielen Unternehmen nach Ansicht von Experten zunehmend Probleme.
"Zehn Prozent der Beschäftigten sind inzwischen gestresst von den vielen E-Mails. Das führt zu erhebliche Fehlzeiten in den Betrieben", meint der deutsche Wirtschaftspsychologe Professor Klaus Moser.
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Der Wissenschaftler von der Universität Erlangen-Nürnberg hat im Auftrag der deutschen Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Dresden Unternehmen zum Thema "Informationsflut am Arbeitsplatz" untersucht.
Dabei wurden 200 Beschäftigte zu ihren Erfahrungen mit der neuen Kommunikationsform befragt. In einer zweiten Erhebung wurde die Zufriedenheit von 500 Angestellten mit ihrem E-Mail-Programm erfasst.
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und ArbeitsmedizinFehlende Regeln
"Fehlende Kommunikationsregeln in den Unternehmen sorgen derzeit noch dafür, dass die Mitarbeiter ihre Mails an mehrere Kollegen weiterleiten", sagte Moser.
Die Informationen müssten dann gefiltert, verdichtet und abgearbeitet werden. Vor allem Dateianhänge bereiteten dabei Probleme. Moser: "Bis ich das entsprechende Programm hochgefahren habe, die Datei angezeigt wird und ich mit der Informationsauswertung beginnen kann, vergeht viel kostbare Zeit."
Mit klaren Dienstanweisungen könnten die Unternehmen nach Mosers Ansicht die Informationsflut deutlich reduzieren.
Planlose Nutzer
Beispielsweise sollten die Beschäftigten ihre Nachrichten in der "Betreffzeile" klar kennzeichnen. Auch feste Regeln, welche Inhalte jeweils per Telefon oder per elektronischer Post transportiert werden sollen, sind nach Mosers Ansicht nützlich. Gerade bei umfangreichen Dokumenten könne ein Inhaltsverzeichnis einen schnellen Überblick bieten.
Ahnungslose Nutzer
Auch der Einsatz technischer Hilfsmittel könnte laut Moser helfen.
"Mit den Filterfunktionen der meisten Programme können die Nutzer zum Beispiel einen Großteil ungewünschter E-Mails automatisch aussortieren lassen." Und Ordner brächten Struktur in die eingehende Post, erklärt der Wirtschaftspsychologe.
Dem Einsatz dieser Basisfunktionen fast jeder Mail-Software steht allerdings die Ahnunglosigkeit vieler Nutzer gegenüber: "Viele Mitarbeiter wissen gar nicht von solchen Möglichkeiten. Da gibt es noch einen erheblichen Schulungsbedarf", sagte Moser.