Das Online-Office wird erwachsen
Die Vorstellung des Google-Browsers Chrome hat die Aufmerksamkeit wieder auf Web-Anwendungen gelenkt. Im Stillen sind die Systeme von Anbietern wie Zoho, Google und Thinkfree zu ansehnlichen Systemen angewachsen. Wer will, kann heutzutage viele seiner Arbeiten im Browser erledigen, ohne dafür zusätzliche Software installieren zu müssen.
Zu den klassischen Aufgabengebieten von Online-Anwendungen gehört die Verwaltung von Mails, Terminen, Fotoalben und Kontakten. Immer noch ungewohnt ist für viele User aber der Gedanke, auch Texte, Tabellen und Präsentationen über Browser-Anwendungen zu erstellen.
Platzhirsch bei den Online-Office-Anwendungen ist ohne Zweifel Google. Das Unternehmen hat 2006 das Start-up Writely gekauft und mit seiner eigenen Online-Tabellenkalkulation zu Google Docs and Spreadsheets [Dt.: Text und Tabellen] vereint, später kamen noch andere Zukäufe wie ein Präsentationsmodul hinzu.
Dass Google stark auf Online-Anwendungen setzt, hat sich auch bei der Präsentation des Google-Browsers Chrome gezeigt, der darauf optimiert ist, den Code dieser Applikationen möglichst zügig abzuarbeiten.
Konkurrenten wie Zoho und Thinkfree bieten allerdings Features, die dem bekannteren Bruder [noch] fehlen.
Formate und Funktionen
Grundsätzlich ist der Umgang mit Dokumenten bei allen Dreien stark an die gewohnten Desktop-Büroprogramme wie Microsoft Office oder OpenOffice angelehnt. Wer mit Symbolleisten und den Funktionsweisen von Word, Excel und Powerpoint vertraut ist, wird sich auch bei Google Docs & Co. rasch zurecht finden.
Neben Funktionen wie Bilder einfügen, Stilvorlagen ändern und Tabellen anlegen, dürfte sich ein Großteil der Anwender für die Import- und Export-Fähigkeiten der jeweiligen Anwendung interessieren. Google Docs und Zoho unterstützen die Konversion von und in Microsoft Office und OpenOffice, Thinkfree beschränkt sich auf die Kompatibilität mit Microsoft Office.
Die Möglichkeit, das Dokument in den Formaten HTML, PDF, RTF oder TXT abzuspeichern, wird von allen Anbietern geboten. Allerdings fällt die Konvertierung je nach Komplexität und verwendetem Format unterschiedlich gut aus. Wer darauf angewiesen ist, dass sein Layout auch nach einer Bearbeitung in der gewählten Online-Anwendung noch intakt ist, sollte mit einigen Probeläufen vorsorgen.
Sowohl Zoho, Google Docs als auch Thinkfree bieten Unterstützung für Handys und PDAs sowie Synchronisationsmöglichkeiten zu Microsoft
Office. Über einen Offline-Modus, der es dem Nutzer auch erlaubt, in allen Anwendungen vom Netz getrennt zu arbeiten, verfügen Google Docs und Thinkfree, Zoho bietet diese Funktion nur für die Textverarbeitung.
Google Docs
Wer bereits Gmail als Online-Mailprogramm nutzt, wird in Google Docs die Fortsetzung der klaren, reduzierten Interface-Linie sehen. Zwar nennt sich das Ganze in seiner deutschen Version nur "Text &
Tabellen", Präsentationen sind dennoch mit von der Partie.
Als praktisch erweist sich dabei nach dem Login die Übersicht aller erstellten Dokumente, die Autor, Datum, Suchanfragen, Datei-Typ und Zusammenarbeit anzeigt.
Generell gilt dass ein Dokument nicht mehr als 500 KB groß sein darf, exklusive enthaltener Bilder von insgesamt bis zu zwei MB. Wer eine Präsentation anlegt, hat mit 10 MB ein wenig mehr Freiraum. Zum Speicherplatz gibt Google nur an, dass jeder Benutzer 5.000 Dokumente und Bilder auf seinem Konto abspeichern kann.
Wer nicht immer online ist, kann auch offline mit Google Docs arbeiten. Voraussetzung ist der Download und die Installation der Zusatzsoftware Google Gears, die für Mac, Windows und Linux erhältlich ist.
Gemeinsam mit Gspace, einem Firefox-Plugin das ihr Gmail-Konto in einen 7-GB-Speicherplatz für Dokumente verwandelt, lässt sich so ein Arbeitsplatz einrichten, der sich für klassische Büro-Arbeit und als Backup-Medium eignet.
Thinkfree Office
Thinkfree ist in Aussehen und Funktionsumfang von den drei getesteten Programmen am stärksten an Microsoft Office angelehnt. Wer nur daran interessiert ist, eine Alternative für Word & Co. zu finden, wird hier bestens bedient. Zumal die Konversionsfilter selbst komplexe Layouts berücksichtigen, eine Eigenschaft, die die beiden
Kontrahenten nicht immer ganz teilen können. Die Nutzung des Dienstes ist für Privatpersonen kostenlos.
Thinkfree ist in Java programmiert, zu seinem Betrieb ist das entsprechende Browser-Plugin nötig. Dafür funktioniert es auch ohne Installation von Google Gears im Offline-Modus. Durch die Verwendung von Java-Bedienelementen ähnelt Thinkfree den gewohnten lokalen Office-Anwendungen stärker als Google Docs und Zoho.
Gleich Google Docs gibt es mit "Workspace" auch in Thinkfree eine zentrale Übersicht über angelegte Dokumente, Mitverfasser und Gruppenmitglieder. Im Gegensatz zu Google wird der Datenplatz genau
spezifiziert: Ein Gigabyte steht jedem Nutzer zur Speicherung all seiner Dokumente zu Verfügung.
Zoho
An Zoho beeindruckt das Portfolio an unterschiedlichen Diensten. Die Definition einer Office-Umgebung wird hier auf Bereiche wie Datenbank-Applikationen, Kundenmanagement,
Mitarbeiterverwaltung und Rechnungswesen erweitert. Seit dem 4. September 2008 bietet Zoho mit Zoho Docs auch eine zentrale Online-Dateiverwaltung für die Dokumente, die in den einzelnen Anwendungen erstellt wurden.
Kommunikations-Tools wie Chat und E-Mail bekommen mit "Projects" ein Bündel an Funktionen zur Seite gestellt, die das Arbeiten in der Gruppe vereinfachen sollen. Einzelne Reiter für Meilensteine, Foren, Zeitabrechnung und Zwischenberichte ergänzen Kalender- und Aufgaben-Verwaltung zu einer Projektmanagement-Umgebung.
Die Benutzung von Zoho ist für einzelne User grundsätzlich kostenlos. Wer aber innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Usern zusammenarbeiten will, muss in manchen Fällen dafür bezahlen. So kostet die Gestaltung von Datenbank-Applikationen für fünf Leute und 1 GB
Speicherplatz 25 US-Dollar [17 Euro] im Monat. Wer mehr als ein Projekt betreuen will, zahlt z.B. fünf oder 20 Dollar [vier und 13 Euro] im Monat für drei beziehungsweise 20 Projekte. Der Speicherplatz
für den kostenfreien Zugang beläuft sich auf ein Gigabyte.
Sicherheit und Nutzungsbedingungen
Stichpunkt sichere Verbindung: Nur Google Docs unterstützt das Arbeiten mit Hilfe von SSL. Zoho verspricht in Zukunft SSL für alle Produkte anzubieten, momentan gilt dies nur für
Datenbank-Applikationen.
Bei Thinkfree ist allein die Anmeldung verschlüsselt. Bleibt noch die Frage nach dem Datenschutz. Inwieweit man als Nutzer bereit ist, der jeweiligen Firma im Umgang mit den eigenen Informationen zu vertrauen, muss man selbst für sich entscheiden.
Sowohl Zoho und Thinkfree versprechen, persönliche Informationen weder einsehen noch weitergeben zu wollen. Davon ausgeschlossen werden Protokolldaten wie Uhrzeit des Logins und Herkunftsländer der Nutzer. Diese werden zu Marketing- und Werbezwecken analysiert, und
sie laut beiden Unternehmen zu keinem Zeitpunkt eindeutig zuweisbar.
Auch Google verwertet genannte Protokoll-Dateien, ein klares Nein zur Verwertung von Dokument-Inhalten findet sich in den Nutzungsbedingungen allerdings nicht. Laut Google bezieht sich das Recht auf Manipulation und Reproduktion nur auf die Darstellung der Dokumente im Konto des Nutzers selbst.
Fazit
Wer online Dokumente verfassen will - sei es alleine oder in der Gruppe - liegt weder mit Google Docs, Zoho oder Thinkfree falsch.
Google Docs ist die bequeme Lösung für Zeitgenossen, die bereits ein Gmail- oder Google Calendar-Konto besitzen. Google Gears ermöglicht
dabei das Arbeiten offline. Wer zusätzliche eine Lösung für betriebswirtschaftliche Aufgabenbereiche wie CRM, Rechnungswesen oder Mitarbeiter-Verwaltung sucht, greift zu Zoho.
Für klassische Office-Arbeit mit sauberen Export- und Import-Filtern, sei Thinkfree empfohlen.
Die Idee des "Software als Service" hört mit diesen drei Anbietern nicht auf. Abgesehen von kleineren Office-Suites wie Ajax13, gibt es auch noch die Möglichkeit der Bildbearbeitung mit Photoshop Express und Picnik oder die Online-Speicherung von Daten mit Gspace oder Microsofts Skydrive.
(Michael Maurer)