Mehr Freiheit am Büro-PC
Die neue Generation von jungen "Wissensarbeitern", die gerade ins Arbeitsleben eingetreten ist, bringt die althergebrachten Regeln der IT-Abteilungen durcheinander. Einheitlich konfigurierte Desktops für völlig unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter senken die Produktivität, meinen Experten.
Im Juli 2008 trafen Manager und Mitglieder von Forschungsabteilungen von Microsoft, Intel, Google, Morgan Stanley, Symantec und anderen Branchengrößen in New York zusammen, um im Rahmen der "Information Overload Research Group" [IORG] über das Märchen "Goldilocks und die drei Bären" zu diskutieren.
Die Mär vom Mädchen mit den goldenen Haaren, das in das Haus einer absolut ordentlichen, aber gerade abwesenden Bärenfamilie eindringt und dort alles durch Ausprobieren durcheinanderbringt, steht als Metapher für den elektronischen Büroalltag und eine neue Generation von Berufseinsteigern.
Der Einstieg neuer Kräfte
In Analogie zum Märchen von Goldilocks, die im Hause der braven Bären beim Ausprobieren aller Sitzgelegenheiten - um die "genau richtige" herauszufinden - etwa das Sesselchen von Baby Bär zerbricht, diskutieren die IORG-Spezialisten darüber, wie man es einer neuen Generation von "Knowledge-Workers", also Wissensarbeitern, "genau recht" machen könnte.
Anders als die vorhergehenden Generationen, die oft erst in der Firma einen PC zu bedienen lernten, bringen die ins digitale Zeitalter hineingeborenen Nachwuchs-Wissensarbeiter einen weitaus höheren Wissensstand beim Einstieg ins Berufsleben mit.
"Generation Y"
Die in den 80er und 90er Jahren geborene "Generation Y" ist mit PCs und Internet-Zugang aufgewachsen.
ICQ, SMS, Wikis und Tauschbörsen, YouTube und Google spielten zumeist eine wichtige Rolle in der Sozialisation.
Das sagt Basex
Gerade diese junge Generation ist es gewohnt, sich ihre digitale Arbeitsplatzumgebung, also den Desktop des Bürocomputers, selbst so einzurichten, dass er "genau richtig" ist.
"Sie treten in ein Unternehmen in der Erwartung ein, dass sie Tools und Umgebungen so konfigurieren können, wie sie ihren Bedürfnissen entsprechen", heißt es in einer neuen Studie des New Yorker Beratungsunternehmens Basex.
Die Kluft der Generationen
Im Büroalltag sind diese neuen Wissensarbeiter dann mit einer elektronischen Arbeitsplatzumgebung konfrontiert, die von Technikern ein, zwei Generationen davor für Benutzer mit unvergleichlich weniger Know-how erstellt wurde.
Von der kurz vor ihrer Pensionierung stehenden Sekretärin, die dem Abteilungsleiter womöglich noch immer das "Internet ausdruckt", bis zum jüngsten Mitarbeiter der Marketing-Abteilung, der Jahre vor seinem Berufseinstieg schon sämtliche Hausübungen am PC erledigt hat und privat gerade das 17. Filesharing-Tool ausprobiert, um das "genau richtige" zu finden, arbeiten alle mit einheitlich konfigurierten Desktops.
Im Büroalltag lässt sich in der Regel daran wenig ändern.
Die alte Schule
Die IT-Abteilung will das nämlich so, weil den Fähigkeiten der Benutzer erstens generell nicht zu trauen ist.
Zweitens ist man für die IT-Sicherheit des Unternehmens verantwortlich, drittens spart die einheitliche Konfiguration Arbeitszeit bei den Technikern und damit Geld.
"Vollkommen falsch"
Für Jonathan B. Spira, Chefanalyst von Basex, ist dieser Ansatz mittlerweile ein Trugschluss erster Güte, der auf die immer noch bestehende Sonderstellung der "Technik" in den Unternehmen zurückgeht.
"Natürlich muss es bestimmte, präzis formulierte Regeln in den Unternehmen geben, wie weit 'Knowledge-Workers' gehen dürfen", sagte Spira zu ORF.at.
Das in der IT noch immer vorherrschende Paradigma, jeder Mitarbeiter und jeder Rechner müsse dieselbenSoftware-Tools und Konfiguration haben, sei mittlerweile "vollkommen falsch". Der einheitlich konfigurierte Desktop sei ein Mythos und passe nicht mehr zur digitalen Gegenwart.
"Unter dem Radar der Technik"
Der springende Punkt sei nämlich, dass viele der Veränderungen am einheitlichen Firmen-Desktop schon jetzt "unter dem Radar der Techniker durchfliegen".
Will heißen: Die fortgeschritteneren Benutzer konfigurieren ihre Rechner längst mit Plug-ins, Add-ons und Toolbars oder benutzen überhaupt Online-Tools, wie sie Google, Yahoo und andere anbieten, um Kommunikationsarbeit in Gruppen effizienter zu erledigen.
Das "Goldilocks-Phänomen"
"Die Techniker müssten diesen neuen Wissensarbeitern einfach nur zuhören, um herauszukriegen, was deren Bedürfnisse sind", sagt Spira, denn sonst trete das "Goldilocks-Phänomen" in Kraft.
Die Benutzer würden ohne Wissen der IT-Abteilung einfach alle möglichen Tools so lange durchprobieren, bis sie das "richtige" gefunden hätten.
Wenn etwa die vom Unternehmen gestellte Kollaborationssoftware zu umständlich in der Bedienung sei, käme halt irgendein Wiki oder ein Online-Tool von Google, Yahoo und Konsorten zur Anwendung.
Allerhand kaputt
Dass dabei allerhand kaputtgehen könne, sei eben das "Goldilocks-Phänomen", sagt Spira.
Anders als beim allgemeinen Problem des "Information-Overload", das durch fehlende oder antiquierte Unternehmensregeln im Umgang mit E-Mail im Allgemeinen und "E-Mail-Verteilern" im Besonderen angeheizt wird, könne der Produktivitätsverlust für Unternehmen durch das "Goldilocks-Phänomen" derzeit nicht einmal halbwegs seriös geschätzt werden.
"Information-Overload" durch E-Mail vor allem in Kombination mit Telefonaten vernichtet laut Basex jährlich 650 Milliarden Dollar an mit sinnloser Kommunikation vergeudeten Personenstunden.
Profit und Produktivität
Und genau deshalb treffen die oben erwähnten Vertreter von Microsoft bis Google am 15. Juli in New York zusammen.
Mehr Freiheit für die Desktops im Unternehmen bedeutet angesichts der neuen Generation junger, mit dem Internet sozialisierter Wissensarbeiter eine Chance für Unternehmen, produktiver und damit profitabler zu werden.
"Das Internet ausdrucken"
Die Zahlen sprechen für sich: 90 Prozent jener Wissensarbeiter, die auf eine Umfrage von Basex geantwortet hatten, berichteten, dass sie in Eigenregie Plug-ins und andere Tools auf ihren Firmenrechnern installiert haben, um ihre Arbeit einfacher und schneller zu erledigen.
80 Prozent haben ihre Büro-Software durch Makros und andere einfache Skripts für ihre eigenen Bedürfnisse erweitert.
Dabei ist natürlich davon auszugehen, dass jene "Knowledge-Workers" die auf die Basex-Anfrage geantwortet haben, nicht jener Generation angehören, die sich von der Sekretärin "das Internet ausdrucken" lässt.
Die erstmals vom britischen Romantiker Robert Southey aufgezeichnete Mär von Goldilocks nimmt im Übrigen ein recht böses Ende.
Je nach Version wird das Mädchen mit den goldenen Haaren von den Bären wegen Verletzung der "Policy" im besten Fall gemaßregelt oder schlimmstenfalls aufgefressen.
Plug-ins und analoge Kameras
Spira wurde in New York als Sohn des Altösterreichers und Fotopioniers Fred S. Spira geboren, der nach dem Zweiten Weltkrieg mit der US-Firma Spiratone mit "Add-ons" und "Plug-ins" den Weltmarkt der analogen Fotografie verändert hatte.
Spiratone stellte in erster Linie Zwischenringe her, die es ermöglichten, auch Objektive und Farbfilter anderer Anbieter auf ein- und dieselbe Kamera zu montieren.
Jonathan Spira hat - wie sein Vater, der bis zu seinem Tod im September 2007 österreichischer Staatsbürger war - neben dem US-amerikanischen seit geraumer Zeit auch einen österreichischen Pass und ist mehrmals jährlich in Wien.
(futurezone | Erich Moechel)